Privacyverklaring

  1. Inleiding Sordile Privacy Statement

 

Dit is de privacyverklaring van Sordile. Deze privacyverklaring is van toepassing op alle privacygevoelige informatie of persoonsgegevens die u aan ons verstrekt, bijvoorbeeld wanneer u een e-mail verzendt aan ons. Wij leggen u duidelijk uit hoe wij uw gegevens opslaan, hoelang deze bewaard blijven en wat precies het doel van de gegevensverwerking is. Daarnaast geven wij duidelijk inzicht in hoe u gebruik kunt maken van uw rechten met betrekking tot gegevensverwerking.

Omdat we in verschillende situaties persoonsgegevens verwerken (of laten verwerken), hebben we gekozen voor een uitgebreide privacyverklaring. Vaak zijn er namelijk situaties waarin Sordile uw persoonsgegevens dient te verzamelen en te verwerken/gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan het verzenden van facturen. Het is belangrijk dat u weet wat er met uw persoonsgegevens gebeurt en hoe u uw wensen met betrekking tot de omgang met uw persoonsgegevens aan ons kunt laten weten.

Sordile neemt uw privacy erg serieus en zal persoonlijke informatie op een veilige manier gebruiken en verwerken. Alle artikelen in deze privacyverklaring zijn in overeenstemming met de geldende (Algemene Verordening Gegevensbescherming AVG wetgeving. Deze Europese privacywetgeving is sinds 25 mei 2018 toepasselijk in Nederland.

Heeft u het idee dat er niet op correcte wijze wordt omgegaan met uw persoonsgegevens? Aarzel dan niet om direct contact met ons op te nemen!

info@sordile.com l +31 (0)6 2738 7250

Zandweg 77 l 3454 JW l De Meern

KvK Nr. 76789780

 

  1. Categorieën persoonsgegevens

 

Voor ons is het noodzakelijk bepaalde persoonsgegevens op te vragen om onze klanten zo goed mogelijk te kunnen helpen. Persoonsgegevens zijn gegevens die te herleiden zijn tot een natuurlijk persoon. De persoonsgegevens die wij (over het algemeen) opvragen:

  • Adres;

  • Bankgegevens in verband met factureringen;

  • Telefoonnummer;

  • Bedrijfsgegevens;

  • Voornaam en achternaam;

  • (Persoonlijk) e-mailadres (let op: de AVG schaart ook bepaalde bedrijfse-mailadressen onder persoonsgegevens. Denk aan het e-mailadres klaas.klassen@Sordile.nl).

Wij bewaren en gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens die rechtstreeks door u worden verstrekt, of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze worden opgegeven voor verwerking door Sordile.

 

  1. Grondslag en doel voor gegevensverwerking

 

Op grond van de AVG wetgeving zijn wij verplicht een rechtmatige grondslag te hebben voor de verwerking van persoonsgegevens. Artikel 6 lid 1 sub a, sub b en sub c van de AVG zijn toepasselijk op onze situatie: de verwerking van persoonsgegevens wordt gedaan op basis van uw toestemming, het algemeen belang van Sordile, omdat het noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst tussen u en Sordile of omdat het noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Artikel 13 lid 1 sub c van de AVG schrijft ons vervolgens voor om duidelijk aan te geven voor welke ‘verwerkingsdoeleinden’ de persoonsgegevens bestemd zijn. Hieronder volgt daarom een overzicht met verschillende verwerkingsdoeleinden.

 

  • Er zijn een aantal doelen waar Sordile uw persoonsgegevens voor verzamelt;

 

  1. Contact opnemen

Heeft u een e-mail gestuurd naar info@sordile.com?  Of heeft u informatie achtergelaten via het contactformulier, social media, WhatsApp of telefonisch? Dan kunnen deze gegevens door Sordile worden verwerkt. Hierbij ligt de focus uiteraard op correcte afhandeling, waarbij wij u nimmer tot last zijn (met ongevraagde benaderingen).

De grondslagen voor verwerking in dit kader: ons gerechtvaardigd belang (wij dienen met u te kunnen communiceren om vragen of klachten in behandeling te kunnen nemen of op te kunnen volgen).

 

  1. Uitvoeren van de overeenkomst

Wanneer er wordt overgegaan op het uitvoeren van onze overeenkomst, heeft Sordile bepaalde gegevens nodig. Zonder deze gegevens is het voor Sordile niet mogelijk om de diensten en de overeenkomst naar behoren uit te voeren. Denk bijvoorbeeld aan het (e-mail)adres, naam, telefoonnummer en het adres waar het product moet worden geleverd.

De grondslagen voor verwerking in dit kader: uitvoering van de overeenkomst (in geval de overeenkomst is gesloten met onze klant en om de overeengekomen diensten naar behoren uit te voeren), wettelijke verplichtingen (dit zijn de fiscale plichten en anti-witwasregelgeving) en ook ons gerechtvaardigd belang (hierbij gaat het om het effectief uitvoeren van diensten, het behartigen van onze belangen, het voorkomen of optreden in juridische procedures en interne administratieve doeleinden).

 

  1. Het verzenden en bewaren van facturen

Sordile bewaart gegevens die zijn opgegeven in verband met de facturering. Dit geldt zowel voor verzonden als ontvangen facturen. De meeste facturen zijn voorzien van persoonsgegevens, zoals de aanhef. Ook kan het zijn dat een factuur ontvangen/verzonden wordt aan een Sordilese-mailadres met een naam erin. Daarnaast kunnen in bepaalde gevallen persoonlijke adresgegevens op facturen vermeld worden. Denk aan situaties waarbij iemand een kantoor aan huis heeft. Nu is het zo dat wij een wettelijke plicht hebben te factureren, ontvangen facturen te bewaren en verzonden facturen te bewaren. Deze facturen zijn eveneens nodig om belastingaangiftes te kunnen doen.

De grondslagen voor verwerking in dit kader: uitvoering van de overeenkomst (in geval de overeenkomst is gesloten met onze klant), wettelijke verplichtingen (dit zijn de fiscale plichten en anti-witwasregelgeving) en ook ons gerechtvaardigd belang (hierbij gaat het om het effectief uitvoeren van diensten, het behartigen van onze belangen, het voorkomen of optreden in juridische procedures en interne administratieve doeleinden).

 

 

 

 

  1. Offertes

Voor het opstellen en versturen van offertes gebruikt Sordile de benodigde persoonsgegevens. Dit zijn onder andere naam (voornaam en achternaam) en e-mailadres.

Wij verwerken deze gegevens voor: ons gerechtvaardigd belang (het kunnen maken van een aanbod en om onze bedrijfsactiviteiten op een juiste en effectieve wijze uit te kunnen voeren).

 

  1. Het verzenden van betalingsherinneringen

Ook voor het versturen van betalingsherinneringen bewaren wij persoonsgegevens. Het gaat hierbij eveneens om namen, e-mailadres, telefoonnummer en adresgegevens.

De grondslagen voor verwerking in dit kader: wettelijke verplichtingen (dit zijn de fiscale plichten en anti-witwasregelgeving) en ook ons gerechtvaardigd belang (hierbij gaat het om het effectief uitvoeren van diensten, het behartigen van onze belangen om voor de overeenkomst in volledigheid betaald te worden, het voorkomen of optreden in juridische procedures en interne administratieve doeleinden).

 

  1. Social media

Sordile maakt gebruik van social media. Waaronder        Facebook, Instagram en LinkedIn. Voor het gebruik van deze social media worden cookies geplaatst. Voor meer informatie over              cookies kunt u onze cookieverklaring raadplegen.

 

  1. Periode van opslag

 

Hierboven hebben wij aangegeven voor welke verwerkingsdoeleinden wij uw persoonsgegevens gebruiken. Volgens artikel 13 lid 2 sub a van de AVG moeten wij vervolgens aangeven wat de opslagperiode van persoonsgegevens is. Daarbij is het goed om te realiseren dat alle gegevens in ieder geval bewaard blijven voor de periode dat er werkzaamheden worden verricht, of de periode dat er redelijkerwijs vanuit mag worden gegaan dat gegevens nodig zijn. Elk laatste contactmoment tussen u en Sordile geldt als een nieuw begin van de bewaringstermijnen.

Let op! Het is mogelijk dat gegevens opgegeven en verwerkt voor een bepaald doeleind, overgaan in een ander doeleind. Hierdoor begint er een nieuw bewaringstermijn. Bijvoorbeeld wanneer gegevens verstrekt worden via social media of een contactformulier en er uiteindelijk overgegaan wordt naar een dienst. Wanneer er gebruik gemaakt wordt van dezelfde gegevens zal het bewaringstermijn van deze gegevens overlopen naar die van het volgende doeleinde.

 

  • Toelichting:

 

  1. Contact opnemen

De bewaartermijn van de gegevens die ontvangen zijn door een contactverzoek met ons verschilt. Hierbij wordt onderscheid gemaakt in de aard van het contactverzoek. Gaat het om een vraag waarbij eenmalige beantwoording volstaat? Dan verwijderen wij de ontvangen gegevens doorgaans direct. Indien de aard van het contactverzoek noopt tot het langer bewaren van gegevens (denk aan een offerte aanvraag), bewaren wij deze ook langer. Indien blijkt dat het bewaren van de gegevens geen nut heeft, verwijderen wij deze maximaal 1 jaar nadat wij ze hebben ontvangen.

 

  1. Uitvoeren overeenkomst

Gegevens welke zijn verstrekt voor het uitvoeren van onze overeenkomst worden na het voltooien van de overeenkomst en het verzenden dan wel ontvangst van de (laatste) betaling, bewaard voor een periode van maximaal 7 jaar. Hierbij horen ook gegevens welke gebruikt worden ter verzending van de producten.

 

  1. Het verzenden en bewaren van facturen

Volgens de wet zijn wij verplicht om facturen (en andere administratie) te bewaren. De Belastingdienst dient immers de mogelijkheid te hebben om ons te controleren. Volgens de eisen van de Belastingdienst, moeten wij onze facturen in ieder geval 7 jaar bewaren. Wij conformeren ons in alle gevallen aan deze eisen. Na het verstrijken van deze termijn, bewaren wij uw persoonsgegevens voor een periode van maximaal 2 jaar.

 

  1. Offertes

Offertes worden verwijderd na een termijn van 2 jaar. De termijn begint te lopen vanaf het moment dat een offerte wordt geweigerd of overgaat in een concrete overeenkomst tussen partijen.

 

  1. Het verzenden van betalingsherinneringen

Indien u geen klant meer bent bij Sordile, verwijderen wij uw gegevens binnen 2 jaar nadat de wettelijke termijn van 7 jaar is verlopen.

 

  1. Sociale media

De bewaartermijnen die wij hanteren voor sociale media is afhankelijk van de cookies die wij plaatsen en de bewaartermijnen die door de cookies zelf worden gebruikt. Voor meer informatie over de bewaartermijnen van de cookies die Sordile eventueel op uw apparaat plaatst kunt u bij onze cookieverklaring terecht.

 

  1. Ontvangers van persoonsgegevens

 

Sordile deelt persoonsgegevens met derde partijen: dit gebeurt enkel wanneer dit strikt noodzakelijk is. In alle gevallen zal Sordile zich als verwerkingsverantwoordelijke conformeren aan de AVG wetgeving, specifiek artikel 28 e.v. AVG.

Om de beste service te garanderen vanuit Sordile, werken wij samen met bepaalde externe partijen. Denk hierbij aan partijen die onze financiële zaken regelen. Hieronder bieden wij u een overzicht van externe partijen die persoonsgegevens van u ontvangen.

Overzicht van derde partijen die persoonsgegevens van u ontvangen:

  • Designers van Sordile

Voor het correct uitvoeren van de overenkomst eveneens de vormgeving van de producten is het mogelijk dat Sordile enkele persoonsgegevens met designers in opdracht van Sordile deelt. Deze gegevens worden alleen gedeeld indien strikt noodzakelijk, de rechten en wensen betreffende de verwerking van persoonsgegevens wordt hierbij te allen tijde in overweging genomen.

  • Belastingdienst/overheidsinstanties

Om te voldoen aan onze belastingplicht en/of enig ander wettelijk voorschrift delen wij de benodigde persoonsgegevens met de Belastingdienst en andere overheidsinstanties, indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.

  • Bezorging

Om volledig onze dienst naar volledigheid uit te kunnen voeren, delen wij bepaalde gegevens met koeriersdiensten. Deze worden ingeschakeld om de bestelde pakketten te leveren. Gegevens die gedeeld worden met de koeriersdienst is in ieder geval het afleveradres en uw naam.

Cookies

 

Wilt u weten welke cookies Sordile plaatst? Raadpleeg dan onze cookieverklaring.

 

  1. Beveiliging

 

Persoonsgegevens zijn enkel toegankelijk voor de daartoe bevoegde medewerkers van Sordile. Deze persoonsgegevens zijn beveiligd met een wachtwoord. Waar dit mogelijk is, maken wij gebruik van een tweestapsverificatie (of reCaptcha).

De Apparaten waarmee uw gegevens zijn geopend, zijn ook vergrendeld met een wachtwoord en/of vingerafdrukscan en/of gezichtsherkenning. Hierbij gaat het vanzelfsprekend om de noodzakelijke apparaten, zoals computers, laptops en mobiele telefoons.

Ook wordt uw bezoek aan de Sordile website beveiligd door ‘’https’’ beveiliging. Dit betekent dat u verbinding met Sordile privé is. Hiermee zorgen we ervoor dat uw persoonsgegevens tijdens websitebezoek veilig blijven.

Wij maken gebruikt van een virusscanner waarmee de bestanden waarin uw persoonsgegevens in zijn verwerkt periodiek worden gecontroleerd om externe invloed op de bestanden en dataleaks te voorkomen of tijdig tegen te gaan.

Wij bewaren fysieke gegevens in een afgesloten pand waar alleen bevoegd personeel tot toegang hebben, onder bevoegd personeel vallen personen die door Sordile aangewezen zijn om de persoonsgegevens te bewerken.

Volledigheidshalve, meer informatie over online beveiliging waar Sordile gebruik van maakt:

  • Het vergrendelen/beveiligen van alle apparaten waarop uw persoonsgegevens opgeslagen en verwerkt worden.

  • Het versturen van uw gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dit kunt u zien aan de adresbalk ‘https’ en het hangslot in de adresbalk.

  • Het gebruikmaken van virusscanners en een periodieke check van de bestanden waarin de persoonsgegevens zijn verwerkt.

  • Het opslaan van fysieke gegevens in een afgesloten pand waar alleen bevoegd personeel toegang tot hebben.

 

 

  1. Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens

 

Hieronder geven wij u een overzicht van de rechten die u heeft met betrekking tot uw persoonsgegevens en ons gebruik hiervan. Hoewel we bij Sordile op minimale wijze persoonsgegevens verzamelen en verwerken, vinden wij het belangrijk u toch te wijzen op de rechten die u in het kader van de AVG heeft.

 

  1. Recht op inzage (artikel 15 AVG)

Te allen tijde heeft u het recht uw gegevens op te vragen, die bij Sordile zijn vastgelegd en bewaard. Dit kan middels het sturen van een e-mail of via telefonisch contact. u krijgt dan een duidelijk overzicht van uw gegevens.

 

  1. Recht op rectificatie (artikel 16 AVG)

Kloppen uw gegevens (die wij in bewaring hebben) niet meer of zijn deze veranderd? Dan heeft u het recht om dit te laten rectificeren door Sordile.

 

  1. Recht op overdracht van gegevens (artikel 20 AVG)

Volgens de AVG heeft u het recht, indien redelijk en mogelijk, Sordile te verzoeken gegevens over te dragen aan een andere partij.

  1. Recht op het wissen van gegevens (artikel 17 AVG)

U heeft in bepaalde gevallen het recht om Sordile te vragen gegevens te vernietigen. Dit kunt u doen met een beroep op het recht op vergetelheid. In de volgende situaties moet Sordile uw persoonsgegevens vernietigen:

  • Sordile heeft uw gegevens niet meer nodig voor doelen waar Sordile de gegevens voor verzameld heeft.

  • U heeft uitdrukkelijk toestemming gegeven aan Sordile om gebruik te maken van gegevens, maar trekt deze nu in. Dit kan bijvoorbeeld via de ‘uitschrijf button’ voor nieuwsbrieven.

  • U maakt bezwaar tegen verwerking van gegevens. U heeft een absoluut recht om bezwaar te maken tegen direct marketing. Zijn uw belangen groter dan de belangen van Sordile met betrekking tot verwerking van uw gegevens? Dan heeft u een relatief recht van bezwaar. Dat betekent dat wissen niet direct hoeft te geschieden, maar pas dan wanneer is vastgesteld dat uw belang zwaarder weegt.

  • Wanneer Sordile uw gegevens onrechtmatig zou verwerken, heeft u direct de mogelijkheid te vragen de gegevens te wissen. Dit kan bijvoorbeeld wanneer er geen wettelijke grondslag is voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

  • Wanneer Sordile een wettelijke bewaartermijn heeft overschreden, is Sordile verplicht om uw gegevens te wissen.

  • Bent u als betrokkene jonger dan 16 en heeft Sordile uw gegevens verzameld? dan kunt u vragen aan Sordile de gegevens direct te wissen.

Er zijn uitzonderingen op het recht op vergetelheid uit de AVG. Zie voor meer informatie de volgende pagina.

 

  1. Recht op het indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

U heeft altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, als u vindt dat Sordile niet op de juiste wijze met uw persoonsgegevens is omgegaan. Dat kan via deze link. De Autoriteit Persoonsgegevens handelt deze klacht dan verder af.

 

  1. Recht op stop van gegevensverbruik, bezwaar (artikel 21 AVG)

U heeft te allen tijde het recht bezwaar te maken tegen gegevensgebruik. Zeker in het geval van ‘direct marketing’.

 

Gebruik maken van bovenstaande rechten?

Een e-mail aan info@sordile.com is in de meeste gevallen al genoeg om gebruik te maken van uw rechten. Twijfelen wij eraan of u bent wie u zegt dat u bent? Dan kunnen wij u verzoeken een kopie van uw identiteitsbewijs aan te leveren, zoals dit is voorgeschreven door de Rijksoverheid. Echter zal in de meeste gevallen een minder ingrijpende wijze van identiteitsachterhaling voldoende zijn.

 

  1. Plichten

 

Sordile verwerkt uw persoonsgegevens, zoals aangegeven, op grond van een gerechtvaardigd belang. uw persoonsgegevens zullen nooit verkocht worden aan derde partijen.

De gegevens die verplicht zijn om aan te leveren, zijn de minimaal benodigde persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het leveren van onze diensten en het naar behoren uitvoeren van de overeenkomst. Wanneer u deze verplichte gegevens niet aan ons levert, kan Sordile de diensten niet (naar behoren) aanbieden en de overeenkomst niet naar behoren voltooien.

Indien het noodzakelijk is uw gegevens te delen met andere partijen dan de hierboven genoemde partijen, zal daar uiteraard eerst uw toestemming voor worden gevraagd door wijziging van ons Privacy Statement. Wij maken wijzigingen altijd kenbaar via de Sordile website.

Sordile behoudt zich het recht gegevens te openbaren wanneer dit wettelijk vereist is, of wanneer Sordile dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek of proces. Tevens wanneer het gaat om eigendom of het beschermen van Sordile. Hierbij trachten wij uw recht op privacy zoveel als mogelijk te respecteren.

 

Heeft u nog vragen over ons privacybeleid? Neem dan gerust contact op via de onderstaande gegevens.

info@sordile.com l +31 (0)6 2738 7250

Zandweg 77 l 3454 JW l De Meern

KvK Nr. 76789780

 

 

Versie 2021